het ATS tot een succes maken bij Maastricht UMC

Maastricht UMC had Recruitee, hun nieuwe ATS, al ingericht, maar het moest nog worden geïmplementeerd in de praktijk. Managers wisten nog niet goed hoe ze ermee moesten werken, er was weinig grip op het proces en er was behoefte aan duidelijke uitleg én begeleiding tijdens de livegang. Wij mochten het systeem écht laten landen in de organisatie.

Uitdaging

Het recruitmentproces was complex ingericht: voor elke vacature zat een selectiecommissie van vijf of zes mensen aan tafel en recruiters waren nauwelijks betrokken in het proces. Dat zorgde voor ruis, vertraging en veel onduidelijkheid.

Maastricht UMC zocht houvast: duidelijke handleidingen, trainingen en een helpdesk die managers ondersteunt tijdens de eerste weken. Kortom: zorg dat iedereen weet wat hij moet doen in Recruitee.

Onze aanpak

We begonnen bij de basis: het volledige recruitmentproces doorlopen zoals het was ingericht. Knop voor knop, scherm voor scherm. Alles wat we tegenkwamen documenteerden we — helder, concreet en met veel printscreens — zodat niemand nog hoeft te gokken. Dit werden aparte gidsen voor managers en voor HR, een instructiegids van zo’n 45 pagina’s.

Om het nóg laagdrempeliger te maken nam Marloes een serie instructievideo’s op waarin ze Recruitee stap voor stap doorloopt. Zo konden gebruikers het systeem in hun eigen tempo volgen.

In Maastricht zelf gaven we vier on-site trainingen, gericht op kleine groepen. Daar lieten we het systeem live zien, bespraken we praktijkvragen en hielpen we teams om dezelfde werkwijze te omarmen.

Tijdens de livegang zaten we dagelijks klaar met een helpdesk. Managers en HR konden direct terecht met vragen.

Het resultaat

Met heldere instructies, trainingen en een maand aan hulp op de achtergrond werd Recruitee eindelijk werkbaar voor iedereen. Managers en HR kregen hetzelfde verhaal, dezelfde stappen en dezelfde verwachtingen. De livegang verliep rustig en gebruikers konden zelfstandig aan de slag.

Samen zorgden we ervoor dat de organisatie er echt mee kon gaan werken.