Het belang van écht goede exitgesprekken

‘Exit gesprekken? Ja hoor, die voeren wij altijd. Of nja, altijd.. regelmatig. Tenminste, als we tijd hebben.’ Eerlijk is eerlijk, het wordt veel te weinig gedaan: exitgesprekken voeren met medewerkers die je organisatie verlaten. Het is namelijk al zo druk en door het vertrek van deze medewerker heb je er ook nog eens een vacature bij. We get it! Toch is het belang van écht goede exitgesprekken voeren en de uitkomsten analyseren ontzettend groot. 

Wat is een exitgesprek?

Zodra een medewerker jouw organisatie gaat verlaten komen jullie in de offboarding fase terecht. Alles wordt in gang gezet voor een soepele overdracht. Ook het exitgesprek maakt onderdeel uit van deze fase. Een exitgesprek is het allerlaatste formele gesprek die je als werkgever voert met een vertrekkende medewerker. Het perfecte moment om stil te staan bij de afgelopen periode waarin de medewerker voor de organisatie werkzaam is geweest. Hoe kijken zowel werkgever als werknemer hierop terug? En wat kunnen jullie hiervan leren?

Waarom een exitgesprek?

Het is logisch dat je je na de bekendmaking van een vertrekkende medewerker vooral wil richten op de toekomst. Er moet namelijk weer een vacature worden ingevuld, de overdracht moet vorm krijgen, het afscheid moet gepland worden en tsja, hoeveel tijd wil je eigenlijk nog steken in iemand die toch al heeft besloten te vertrekken?

Hopelijk heb je toch nog wat tijd voor de vertrekkende medewerker over! Het is namelijk niet alleen een potentiële ambassadeur van de organisatie die straks naar buiten loopt, maar ook een grote bron van informatie waar jij als werkgever iets aan hebt. En hoewel de medewerker niet verplicht is om aan zo’n exitgesprek mee te doen, kan het je dus wel degelijk iets opleveren. Met de feedback kun je je bedrijfsvoering verbeteren en het andere personeel binnen houden.

De belangrijkste redenen om altijd een exitgesprek te voeren:

• Een fijne afsluiting van de samenwerking: echt even stilstaan bij jullie samenwerking en deze op een persoonlijke manier afsluiten. Iedere medewerker verdient deze aandacht. En nu de kogel door de kerk is heb je waarschijnlijk een veel transparanter gesprek dan voorheen.
• Eerlijke (en gratis) feedback ophalen: de vertrekkende medewerker heeft inmiddels een minder groot belang bij de organisatie en kan jou dus voorzien van eerlijke feedback over uiteenlopende onderwerpen. Hoe kijkt deze medewerker terug op de werkinhoud, arbeidsomstandigheden, onderlinge relaties en arbeidsvoorwaarden? Hier zitten regelmatig verrassingen tussen, waaraan jij zelf nog niet had gedacht.
• Het verlagen van verloop: want dankzij de informatie die je de uit de gesprekken haalt weet jij je bedrijfsvoering te verbeteren en daarmee het personeelsverloop te verlagen.

De do’s & dont’s van exitgesprekken

Maar wat doe je nou wel en vooral ook niet tijdens een exitgesprek? We hebben een paar do’s & dont’s voor je op een rijtje gezet.

• Voer met iedere vertrekkende medewerker een exitgesprek en niet enkel met een willekeurige selectie. Alleen dan krijg je een eerlijk beeld waarmee je verder kan.
• Zorg voor een gesprekspartner met een neutrale relatie t.o.v. de medewerker. Dan is de kans op sociaal wenselijke antwoorden namelijk het kleinst. De leidinggevende is in de meeste gevallen niet die neutrale persoon.
• Leg de medewerker van tevoren uit wat de gespreksdoelen zijn. Vertel wat er met de verkregen informatie gebeurt en waarom het zo belangrijk voor de organisatie is.
• Probeer niet alsnog de medewerker over te halen te blijven. Hiervoor is het te laat en dit maakt het gesprek waarschijnlijk ook ongemakkelijk.
• Ga vertrouwelijk om met hetgeen dat in het gesprek besproken wordt. Maak dit ook duidelijk voorafgaand aan het gesprek. Zo krijg je de meest waardevolle informatie.
• Plan op tijd! In zo’n laatste fase neemt de medewerker vaak nog vakantie op, is die druk in de weer met de overdracht, vind er nog een afscheid plaats en wil de medewerker de tijd hebben zich voor te bereiden op dit gesprek.
• Breng structuur aan in het exitgesprek zodat de juiste onderwerpen altijd worden besproken en niet worden vergeten. Daarnaast kun je op deze manier de uitkomsten van meerdere exitgesprekken met elkaar vergelijken. Denk bijvoorbeeld aan een standaard vragenlijst.

En dan?

De offboarding fase heb je netjes ingericht, en de exitgesprekken worden met iedere vertrekkende medewerker gevoerd volgens een duidelijke structuur. Maar wat nu? Naast het voeren van de daadwerkelijke exitgesprekken is het analyseren van de uitkomsten net zo belangrijk. Want wat kan en wil je als organisatie met deze informatie? Ons advies: maak ieder kwartaal een analyse van de uitkomsten en vertaal deze door in concrete acties. Zo blijf je doorlopend werken aan het optimaliseren van jouw talent journey!

Hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier.